Reseräkning – Köpguide

Vad är reseräkning? 

Reseräkningen  ligger till grund för reseersättningen och innebär, precis som det låter, att man får ersättning från sin arbetsgivare för eventuella tjänsteresor. Reseräkningen  kan innebära milersättning, matersättning, trängselskattsersättning eller andra typ av ersättningar för utlägg som gjorts under en tjänsteresa. Om man rest i jobbet och själv lagt upp pengar för till exempel bensin, tågbiljetter eller boende så ersätts dessa kostnader skattefritt av arbetsgivaren. 

Hur funkar en reseräkningsapp?

Tycker du att det är rörigt och jobbigt att hålla koll på alla kvitton? Då är du inte ensam. Många tycker att det är både krångligt och tidskrävande att  hantera reseräkningar och andra utlägg. Därför är vi glada över att allt fler leverantörer idag erbjuder smarta mobila appar för hantering av kvitton och resekostnader.

Med en applikation där ni kan hantera rapportering av resekostnader och ersättning slipper ni stora pappershögar av kvitton, samtidigt som ni minimerar risken för eventuella felräkningar. De flesta leverantörer och aktörer erbjuder möjligheten att scanna in kvitton direkt i appen genom mobilkameran. Därefter läser appen av och bokför kvittot – på bara några sekunder. Många appar räknar själva ut vad som är avdragsgillt, hur mycket moms om ska dras och vad som inte går att dra av. I appen ges du en god och visuell bild över utlägg och kostnader, och kan lätt gå tillbaka och se kvittohistoriken. För att veta vilken applikation som erbjuder vad –och vilken som lämpar sig bäst för just er – är det klokt att jämföra olika lösningar.

Vill du få en bild över vad en applikation för reseräkning kostar? Då rekommenderar vi att du begär offerter från alla aktuella leverantörer och lösningar. På så sätt kan du solla bland lösningarna, och komma närmare ett beslut. 

Fördelar med mobil reseräkning 

Det finns många uppenbara fördelar med att använda en digital och automatiserad lösning för hantering av kvitton och resekostnader. Vissa mer uppenbara än andra. Här nedan har vi samlat de främsta enligt oss! 

Genom mobil och digital reseräkning kan ni: 

•  Minimera risken för manuella fel.
•  Spara tid. 
•  Få en bättre bild över era kostnader och utlägg.
•  Göra det enklare och roligare att redovisa kostnader. 

Hur väljer man rätt system för reseräkning? 

Det kan vara klurigt att veta vilken reseräkningslösning som passar bäst för just dig och ditt företag. Speciellt när allt fler aktörer erbjuder mobila lösningar för att hantera den här typen av kostnader. För att ta reda på vilket system som lämpar sig bäst för just er är det en god idé att jämföra olika leverantörer och lösningar. 

Vad finns det för olika program för reseräkning?

Även om många digitala system för reseräkning erbjuder snarlika funktioner så skiljer de sig också, mer eller mindre, åt. Det finns mobila reseräkningsprogram som är nischade och erbjuder anpassade lösningar för specifika branscher. Sedan finns det system som ingår i större lönesystem. 

Vad ska man tänka på när man jämför system?

Det finns många aspekter att ta ha i åtanke när ni väl börjat jämföra olika lösningar och program. Tänk på att ta hänsyn till såväl funktionaliteter och integrationsmöjligheter som pris och upplägg. Ju fler variabler ni har att ta hänsyn till, desto lättare är det att solla bland leverantörer och produkter – och på så sätt komma närmare den optimala lösningen för er. 

Förutom ovan nämnda aspekter är det bra att ställa följande fem frågor när ni jämför system: 

1. Erbjuder systemet möjlighet att scanna in kvitton genom mobilfoto?
2. Hur ser kreditkortsintegrationen ut? 
3. Vilka integrationer finns med andra system och verktyg?  
4. Vilka funktioner kan automatiseras? 
5. Hur enkel/omständlig är uträkningen för milersättning? 

 Det finns med andra ord mycket att ta hänsyn till – men kom ihåg att det viktigaste är att ni kan effektivisera processerna och spara tid, samtidigt som ni kan se till att hanteringen av kvitton och kostnader utförs korrekt.