Marknadens ledande operatörer & telefonväxlar

När företag idag ska köpa telefonväxel ser vi att mobil växel blir det allt mer självklara valet. Det är kanske inte så konstigt eftersom det finns många fördelar med en molnbaserad och mobil telefonväxel. Mobila växlar erbjudas idag från många aktörer på marknaden, och ofta just som en molntjänst. Det innebär att man, istället för att köpa en växel till ett fast pris, betalar hyra för växeltjänsten. Då kan leverantören garantera driften av växeln på sina egna respektive servrar och därmed se till att den alltid är uppdaterad. Plattformen för en mobil telefonväxel levereras över internet där ni får åtkomst till webbgränssnitt och appar för att själva kunna administrera och nyttja växeln i företaget.

I jakten på den rätta växeln finns det några saker som är bra att tänka på. Först och främst behöver ni se över operatören. För växeln det ska fungera smidigt och enkelt kommer ni vilja ha en mobil växel som helt och hållet kan kopplas ihop med önskad operatör. Därefter är det en god idé att se över omdömen hos aktuella leverantörer och återförsäljare. För att effektivisera era processer och integrera växeln smidigt med era övriga system är det också bra att kolla upp om den mobila växeln kan integreras med övriga system. Då kommer arbetet fungera ännu smidigare.

När ni skalat ner utbudet till några få modeller och leverantörer är det dags att ställa dem mot varandra och jämföra dem. Sälkerställ därför att alla de växlar som ni väljer mellan har alla de funktioner som  ni behöver, och att alla dessa lyfts i jämförelsen. Det kan handla om att ni vill ha en växel med ett specifikt knappval eller menyval,  eller ett med olika svarsgrupper. Alla den här typen av funktionskrav behöver specificeras och lyftas i jämförelsen. Det är inte minst viktigt för att kunna räkna på totalkostnaden där ni vill kunna få ett totalpris för antal personer som ska nyttja växeln.  Kostnaden höjs ofta om ni vill ha både ett fastnätsnummer (08-XXX) och ett mobilnummer till varje person i växeln. Så det kan vara klokt att överväga noga om det verkligen behövs två nummer till respektive anställd, eller om det faktiskt räcker med ett. Det finns såklart en stor fördel att ha två nummer eftersom man då kan hänvisa sitt fasta nummer till upptagen medan man kan nås på mobilen vid privata ärenden. Sist men inte minst så är det klokt att involvera flera personer från företaget i valet av mobil växel. När ni är ett gäng med olika roller på bolaget, som alla får känna och klämma på de olika alternativen, så är chansen  att ni landar i en växel som alla på bolaget trivs med betydligt större. Om ni inte landar i en växel som känns bra för majoriteten av medarbetarna kommer det vara en dålig investering, så tänk på att inte ta beslutet på egen hand.

När alla, eller åtminstone de flesta, är eniga om vilken mobil växel som lämpar sig bäst för er så är det dags att införskaffa den nya växeln och börja använda den!

En mobil växel tillhandahålls som en ren molntjänst vilket innebär att det krävs någon fysisk utrustning utan endast mobila och digitala funktioner. Det betyder att ni inte behöver  betala för service eller garantier för fysisk kontorsutrustning.

I och med att den mobila växeln är molnbaserad står leverantören av produkten för såväl infrastruktur och underhåll som uppdateringar av telefonväxeln. Växeln laddas ner som en app och kan användas i såväl mobiltelefoner som surfplattor och datorer.

En mobil växel kan vara helt operatörsoberoende. Det innebär att ni kan integrera företagsabonnemang från vilken operatör som helst i växeln. Alltså kan ni vara ett gäng som har Tele2 medan några andra på bolaget kan ha Telia eller Telenor.

En mobil växel behöver inte vara dyr. En smart sak med en mobil och molnbaserad växel är att ni bara betalar för de funktioner och licenser som ni faktiskt använder. En del leverantörer erbjuder licenskostnad för mobil växel utan bindningstid, medan andra har bindningstid på licenserna.

En av de stora fördelarna med mobil växel är  just att den är mobil. Den finns i din smartphone, i din surfplatta och i din laptop – var du än befinner dig. Så länge du har uppkoppling kan du alltså jobba och ta emot samtal varifrån du vill.  Du kan också, i realtid, se tillgänglighet och linjestatus på dina kollegor.

Välkända leverantörer av molnbaserade växlar ligger på allt mellan 50-200 kr per användare och månad, för själva telefonväxeln. Antalet funktionskrav driver därefter upp priset. Så vad du betalar för din växel beror med andra ord på hur många funktioner och licenser ni är i behov av. En annan faktor som styr priset på den mobila växeln är givetvis  kostnaden för mobilabonnemangen och om dessa kan och ska integreras i växeln. Väljer man en operatörsoberoende växel och ska integrera abonnemang från en operatör så tillkommer ofta en avgift som kallas ”MEX-kostnad”. Det är en avgift som operatörerna tar ut för att koppla sina abonnemang till en annan växel än deras egna Om man instället väljer  både abonnemang och mobil växel från en och samma leverantör så tillkommer den här kostnaden aldrig, vilket gör att det kan bli ett billigare alternativ.

‍Vad är en MEX-kostnad?
‍MEX står för Mobile extension och innebär kort och gott att mobiltelefonen fungerar som en anknytning i företagsväxeln, där alla samtal kan dirigeras vidare via den mobila växeln. Läs mer om MEX och hur det fungerar i praktiken här.

Den kanske mest relevanta och grundläggande frågeställningen ni bör ställa er själva innan ni skaffar en telefonväxel är såklart varför ni behöver den och vad den kan bidra med. Om ni inte drar nytta av funktionerna i den mobila växeln är det både en onödig kostnad och dålig investering.

‍Generellt så kan man säga följande om när en mobil växel behövs:
Om ni funderar över att skaffa en mobil växel och är ett litet företag (<10 anställda) så bör ni först och främst överväga noga hur ni vill hantera inkommande samtal. Se över hur många inkommande samtal av betydelse som ert företag faktiskt har innan ni tar ett beslut om ni behöver en mobil växel eller inte. Är ni villiga att betala mellan 500-600kr i månaden för att på ett proffsigt och smidigt kunna ta emot och koppla vidare samtal? Eller har ni inte tillräckligt många inkommande samtal för att det ska kännas värt det? Dessa frågor bör ligga till grund för ert beslut.

Om ni är ett större företag med över tio anställda så har ni sannolikt tillräckligt många kunder, leverantörer och ärenden så att flödet av inkommande samtal är tillräckligt stort för att skaffa en mobil växel-funktion. Det är troligt att ni har flera avdelningar där det jobbar människor med helt olika typer av roller och arbetsuppgifter – det innebär att det troligtvis kommer in samtal som rör olika typer av frågor, vilket kräver vidarekoppling och dirigering till rätt person. Om detta är läget för er så är det sannolikt värt att betala ett par tusenlappar i månaden för att framstå mer professionella samtidigt som ni kan effektivisera såväl processen som svarsfrekvensen. Ni vill ju vara så tillgängliga och snabba på bollen som möjligt. En mobil växel är oftast inte någon av de större posterna bland leverantörkostnader i bokföringssystemet – men den är ofta en jätteviktig funktion som underlättar era arbetsprocesser.

Att ”hyra en telefonväxel” hör till dåtiden. En mobil växel är en mjukvara som tillhandahålls online över internet. Man betalar, genom tecknande och avtal, för en licens. Det betyder att man betalar för själva nyttjandet av telefonväxelns mjukvara. Eftersom det oftast handlar om en molnbaserad telefonväxel så behöver man inte  hyra någon hårdvara, eller något annat.

Sedan millennieskiftet (2000) då tekniken (VoIP) ”Voice over Internet Protocol” marscherade in på marknaden – mycket tack vare en allt snabbare och mer stabil internetförbindelse. Sedan dess har marknaden för mobiltelefoni utvecklats i en rasande takt.
‍
På 80- och 90-talet var telefonväxeln för företag byggd på så kallad ISDN-teknik där det analoga telefonnätet var kopplat via koppartråd. Telefonväxeln kopplades in via telefonjack och var därifrån ansluten till vanliga analoga bordstelefoner.

Idag finns det vi kallar Mobil växel eller en molnbaserad telefonväxel. Den här typen av telefonväxel  är idag standard för företag, och det beror mycket på den snabba utvecklingen av bredband som gett oss betydligt snabbare  internetuppkoppling. Att  den molnbaserade telefonväxeln blivit det självklara alternativet beror också på vårt ökande användande av mobiltelefonen, där vi i princip alltid är uppkopplade och har tillgång till internet.  Detta sammantaget gör att de flesta idag anser att t den bästa telefonväxeln för företaget är just den molnbaserade som tillhandahålls över internet.

Det är numera vedertaget att man som företag kan få tag i en bra mobil växel till en rimlig kostnad. Idag täcks de allra flesta behoven mer än väl av en mobil och molnbaserad växel. Det är dock viktigt att växeln fungerar bra. Gör den det så behöver ni som företag inte göra något speciellt för att underhålla telefonväxeln och dess funktioner. Eftersom en telefonväxel sällan tillhör någon av de dyrare leverantörskostnaderna i företaget är det normalt sett inte heller en tjänst som retar upp ekonomichefen särskilt mycket.

Om man blickar framåt och ser till telefonväxelns roll på svenska bolag idag, 2019, så pekar det mesta på en ökad användning av mobila och molnbaserade telefonväxlar. Mängden data som förbrukas fortsätter att öka och idag är de allra flesta medarbetare anknutna till telefonväxeln via sina mobiltelefoner.
‍
Baserat på den här utvecklingen är det högst sannolikt att det växer fram ännu fler smarta integrationer mellan molntjänster.  Till exempel om man vill få till gång till en kundbild från företagets CRM-system som poppar upp i samband med inkommande samtal från aktuell kund. Eller om man vill integrera telefonväxeln med företagets ärendehanteringssystem eller BI-verktyg. Den här typen av ökande integrationer gör det enkelt för användaren att manövrera och röra sig mellan företagets olika system.

Att tänka på när du jämför mobil växel

Upphandla mobil växel till litet företag

Guiden till växel i molnet

Mobil växel i Telias nät – Vilka alternativ finns för ditt företag?