Digital signering företag – Köpguide

Digital signering för företag

Vårt samhälle blir allt mer digitalt. När internetuppkoppling och fiber blir mer utbrett innebär det också att tjänstesektorn tar helt nya kliv. I dagsläget befinner vi oss på en helt ny platå som innebär en snabbare digital utveckling än någonsin tidigare. Digital signering för företag (e-signering för företag) och för offentlig sektor, är en viktig del av den här utveckligen.

E-signering blir en allt vanligare och viktigare metod för att effektivisera processen för signering av dokument och avtal – och därmed spara tid. Att ha en smart och smidig e-signeringstjänst kommer hjälpa er att hålla er uppdaterade och utrustade för ett alltmer digitalt arbetssätt. 

Digital signering, även kallat elektronisk signering eller e-signering, bygger på en teknik som innebär att avtal kan signeras och lagras helt digitalt. Det är en avgörande teknisk lösning som växt fram under de senaste åren. Att e-signering fungerar med BankID gör det till ett ännu smidigare avtalsverktyg. Genom e-signatur kan individens äkta identitet enkelt säkerställas med hjälp av BankID. 

Idag finns det ett flertal direktiv och lagar som stödjer elektronisk signatur – förutsatt att spårbarheten och tekniken är på plats. När det är dags att föra in digital avtalshantering för att avtala om kunder och leverantörer i er företagsprocess så är det viktigt att välja program med omsorg. Ni vill såklart hitta en e-signeringstjänst till ett bra pris, men som också som ger mycket tillbaka. För att lyckas är det klokt att jämföra olika tjänster, program, system och leverantörer innan ni bestämmer er. I den här guiden har vi samlat information som hjälper er att jämföra och hitta en lösning som passar just dig och ditt företag. Lycka till! 

Digital signering av dokument och avtal 

Det finns gott om spännande produkter som möjliggör digital signering av avtal. För ett företag 2021 så är snabbhet och digitalisering av processer helt avgörande för att driva er affär i rätt riktning. En viktig del i er digitala plattform, som bidrar till mer framgångsrika processer och affärer, är att kunna signera avtal med kunder på ett effektiv sätt. Och den mest effektiva metoden är tveklöst genom e-signatur. Genom digital signering går det snabbt samtidigt att signera avtal, samtidigt som det tillför maximal säkerhet. Med hjälp av ett e-signeringsverktyg samlas all väsentlig information på ett och samma digitala dokument. 

Digital signering – vad kostar det?

En vanligt förekommande fråga är pris för digital signering. Senaste åren har det poppat upp allt fler aktörer som kraftfullt ger sig in på denna lukrativa marknad där de erbjuder e-signering för företag. De allra flesta paketeringarna som erbjuds till företag baseras på en fast månadskostnad för tjänsten. Denna räknas ofta ut baserat på antalet användare som ska ges tillgång till signeringstjänsten. Med andra ord är det pris per användare som styr totalkostnaden. Utöver det så kan det tillkomma en kostnad per avtal som signeras digitalt, men ibland ingår en viss mängd signeringar redan i avtalet. 

Så, alternativen är många och kostnaderna kan variera  från leverantör till leverantör. Därför är det bästa sättet för att få en rättvis bild av produkter och priser att jämföra lösningar baserat på antal användare samt antal avtal som ni beräknar att signera varje år. 

Jämför verktyg för digital signering

Oneflow vs. Scrive

Även om det finns många aktörer inom digital signering, och fler som hela tiden tillkommer, så finns det två aktörer som är marknadsledande. Dessa två – som i dagsläget är de mest väletablerade och använda tjänsterna – heter Scrive och Oneflow.  Även om det är Oneflow och Scrive man hör och ser mest av så finns det mängder av system som håller väldigt hög kvalitet. Ha det i åtanke innan ni ingår ett samarbete med en leverantör. Om du vill veta mer om Oneflow eller Scrive finns det gott om information att hämta på deras webbsidor, som du även hittar direktlänkar till här ovan. 

Bästa system för e-signering

Vilket system eller program som är bäst är såklart en fråga om tycke, smak och behov. Ett program för e-signering som fungerar optimalt för ett företag, kan vara helt fel för ett annat. Därför är det viktigt att alltid utgå från just era behov.  

När man ska jämföra alternativen för e-signering och hitta rätt produkt finns det några saker som är extra viktiga att tänka på: 

• Se över hur många avtal ni kommer signera kommande året. Många av e-signeringsföretagens prismodeller bygger på antalet e-signeringar som genomförs. Det vill säga hur många avtal som tecknas.  
• Har ni ett CRM-system så kan det vara bra att säkerställa att det går att integrera ert CRM-system med e-signeringstjänsten. Det kommer underlätta framtida processer avsevärt. När ni kan skicka ut kontrakt till kunder direkt genom ert CRM-system ges ni kontroll samtidigt som ni sparar tid. 
• Titta alltid i en demo- eller testmiljö  i de produkter som ni är intresserade av innan ni bestämmer er. Då kan ni  få en bild av hur ni kan anpassa den digitala signaturen efter just era önskemål. Det kan röra sådant som gränssnitt, bilder och avtalets utformning. Ni får också svar på frågor som hur enkelt det är att arbeta i och hur användarvänligt det är. 

Digital signering – funktioner 

Här har vi punktat upp möjliga funktioner vid digital signering av dokument:

• Autentisering
  • • BankID
    • Mobilt BankID
    • Mail/Sms
    • Flerfaktorsautentisering
    • Pin med sms
• Signering
  • • BankID
    • Mobilt BankID
    • Mail/Sms
    • Flerfaktorsautentisering
    • Pin med sms
    • Delegering av signeringsrättigheter
• Avtalsmallar
  • • HTML baserat dvs helt redigerbara online
• Säkerhet
  • • KYC-kontroller
    • Säker inloggning
• Övrigt
  • • Digitalt avtalsarkiv
    • Integration med CRM system
    • Integration med HR System
    • Redigering i realtid – Endast en version av avtalet 
    • E-signera från vilken enhet somhelst (Dator, läsplatta och mobiltelefon)
    • Avancerade sökfunktioner
    • Attestflöden
    • Påminnelser

Vad är e-signatur?

Elektroniska signaturens historia

I början av 2000-talet så diskuterades digital signering flitigt på EU-nivå. En elektronisk signatur ville kunna ses som ”likvärdig” med ett avtal i pappersform. Efter ett antal månaders diskussioner realiserades detta och en lag utfärdades i november. Denna heter Lag 2000:832 om kvalificerade elektroniska signaturer. Tekniken fortsatte därefeter att utvecklas i en rasande takt och redan 2003 så utfärdades den första BankID-legitimationen. Den möjliggjorde för individer att säkerställa sin identitet vid nyttjande av olika självbetjäningstjänster på internet. Under 2006 är det över två miljoner användningstillfällen på en och samma månad i Sverige som betjänas med e-legitimation för privatpersoner. I samband med att mobilt BankID lanseras 2010 blir digital signering en utbredd metod inom B2B (business-to-business) och företag börjar flitigt nyttja digitala signeringstjänster. Två idag erkända aktörer som timade de revolutionerade bank-ID:t är Scrive och Oneflow. Med dessa två i framkant har utvecklingen inom e-signering för företag drivits sedan 2010. På senare år så har det dykt upp massor av fler stora aktörer, många med stora kapital, som vill vara med och konkurrera om marknadsandelarna kring digital signatur hos företag.

Signera dokument digitalt – hur funkar det?

En vanligt förekommande fråga är hur det rent praktiskt går till när man signerar ett dokument digitalt. Dagens teknik erbjuder möjligheten att skicka färdigt sammanställda avtal i digitalt format. När ett avtal är sammanställt i digitalt format är det dags  för avtalsparterna att granska dokumenten, och därefter signera dem. För att säkerställa sin identitet, som är det mest kritiska i signeringsprocessen, så finns det idag flera olika autentiseringsmetoder.  Dessa gör det tryggt och säkert att använda sig av digital signering när ni ska signa avtal. Efter att man säkerställt och kan bevisa att rätt person har signerat ett avtal kan avtalet sparas i både digitala och fysiska kopior. Dessutom går det att spåra själva signaturen. 

Tre viktiga aspekter att ta hänsyn till när det kommer till digital signering av avtal för företag: 

1. Säkerhet (hur säker lösningen är kring digitala signaturen?)
2. Kontroll (hur lagrar man och kontrollerar man sina digitala avtal?) 
3. Uppföljning (hur kan man korrigera och följa upp avtal som är utskickade för elektronisk signering?)

E-signering med BankID

Sedan BankID blivit en erkänd metod så kan i princip vem som helst signera ett digitalt dokument, var som helst och när som helst. E-signering av avtal är en revolutionerande funktion som helt klart är här för att stanna och vi lär se den på allt fler ställen i framtiden. 

Digitala avtal skickas primärt ut via länk i mejl, för att därefter granskas och slutligen signeras digitalt. Det är vid själva signeringen du får möjlighet att välja metod för autentisering. BankID är som sagt den vanligaste, och av de flesta ansedd som en säkraste, metoden för digital identifiering. 

Vad innebär digital avtalshantering?

Tack vare utvecklingen av teknisk, internetuppkoppling och säkerheten så kan vi idag hantera de allra flesta avtalen helt och hållet digitalt. Självklart går det att lagra och arkivera fysiska avtalsexemplar trots att själva signeringen sker digitalt. 

Digital signering av hyresavtal 

Förutom att signera de mest vanliga arbetsavtalen så som anställningsavtal, fakturor och offerter möjliggör e-signaturen även signering av hyresavtal. Det här är en tjänst som tar marknaden med storm, och blir allt vanligare. Fastighetsägare lägger ofta mycket tid på att sätta ihop avtal, samla in underskrifter och  administrera hyresavtal som i själva verket skulle kunna automatiseras och digitaliseras. Genom digital dokumenthantering som möjliggör e-signering av hyresavtal kan mycket av den här tiden frigöras, samtidigt som ni säkerställer att dokument och avtal är korrekta och signeras säkert. 

Viktigt att tänka på vid elektronisk signering av avtal

Digital avtalshantering är ett brett begrepp som innefattar många olika typer av avtal. Det står alltså för en generell och mer övergripande hantering av digitala avtal. Många känner en viss osäkerhet till hur man ska förhålla sig till digitala avtal, och huruvida det faktiskt är säkert nog. En tveksamhet som är helt förståelig. Även fast det är en tvärsäker metod tycker många att det känns tryggast att ses fysiskt och tillsammans underteckna avtal, öga mot öga. Kom ihåg att tekniken inte ljuger – så länge autentiseringsmetoderna och tekniken i den tjänsten man använder för att signera digitala avtal är beprövad så har man väldigt lite att vara orolig över. 

Några viktiga aspekter att tänka på vid digital avtalshantering:

• Tänk på att redan från början)ha en tydlig process för lagring och arkivering för hela företaget.
• Se till att välja ett e-signeringsverktyg med tillräcklig teknisk säkerhet. 
• Låt en avtalsjurist gå igenom era digitala avtal eller avtalsmallar innan de börjar signeras digitalt av era kunder. 

Artiklar om digital signering

Vill du läsa mer om hur det fungerar med e-signering? Digital signering för företag blir allt viktigare för att hålla sig uppdaterad med tekniken och jobba smartare och mer effektivt. Här nedan hittar du länkar till några av våra senaste blogginlägg om digital signering. 

• 5 saker du inte visste om digital signering. 
• Din guide till rätt e-signeringssystem.
• E-signering i företag ökar.
• 6 fördelar med e-avtal. 
• Jobba effektivare och stäng fler affärer med e-signatur.