Vad är ett ärendehanteringssystem?

Ärendehantering är egentligen ett brett begrepp som kan innefatta en rad olika saker men kortfattat är det ett sätt för företagen som hanterar mängder av information att kunna dela upp sina ärenden i olika kategorier och system för att underlätta och kvalitetssäkra sitt arbete. I det här fallet är det ofta kundtjänst som är en viktig del av företaget för de ska kunna behålla sina kunder och se till att de är nöjda, och därför kan ett ärendehanteringssystem inom kundtjänst i vissa fall komma att krävas.

Om er kundtjänst idag sker via e-post eller telefon utan att ärendena sparas i något slags system finns det en risk för att er kundtjänst inte kommer att utvecklas, vilket i så fall kan leda till att företaget börjar påverkas negativt. Därför är ett ärendehanteringssystem inom just kundtjänst väldigt viktig. Ärendehanteringssystem finns till för att underlätta för ert arbete och enkelt kunna hantera, följa upp och avsluta både interna och externa ärenden.

Idag finns det en mängd olika ärendehanteringssystem i molnet tillgängliga med ett brett utbud av olika funktioner som underlättar hanteringen av de olika ärenden inom kundtjänst och därför gäller det att hitta det som passar era behov bäst.

Planera och definiera processen för att hitta det bästa ärendehanteringssystemet

Sätt redan nu krav för hur ärendehanteringen av er support ska skötas innan ett system införs i ert företag. Det kan till exempel vara bra att läsa på och jämföra alla olika typer av ärendesystem innan. Kom också ihåg att bestämma vem eller vilka på arbetsplatsen som ska ansvara för systemet och hanteringen av det, så att ärendena kontrolleras, följs upp och sedan utvärderas. Se sedan till att boka en demo med ett par leverantörer för att få testa på deras system och dess möjligheter, så att ni verkligen får se vad de har att erbjuda.
Kom ihåg: Att ha ett nära samarbete med kunderna och veta vad deras uppfattning om vad god service betyder är såklart också väldigt viktigt då det i slutändan handlar om deras upplevelser och känslor av ert företags service.

Fördelar med ett ärendehanteringssystem

Genom att använda ett webbaserat ärendehanteringssystem till er kundtjänst hjälper det att enkelt hantera, organisera och besvara alla kundserviceförfrågningar som ni får in. Det kan spåra alla ärenden genom att erbjuda dig rapporter som hjälper dig att förstå hur snabbt ärendena hanteras och få kontroll över obesvarade meddelanden.

Ett kundärende kan lätt hamna mellan stolarna och det kan vara svårt för företaget att få full översikt och kontroll över alla ärenden som kommer in och därför behöver er kundtjänst ett system för att hantera kundserviceärenden som effektiviserar arbetet för just ditt företag. Med hjälp av ett ärendehanteringssystem så kan varje kundärende tilldelas ett unikt ärendenummer och det numret gör att du snabbt kan söka efter ett ärende och hitta historiken och eventuella obesvarade frågor.

Det är tyvärr inte möjligt att lösa alla problem på direkten och det förväntar sig inte heller alla dina kunder, däremot kan de förvänta sig någon form av respons för att i alla fall få veta att er kundsupport mottagit deras meddelande.  Med ett ärendehanteringssystem kan du enkelt skapa en mall för att skicka ut automatiska svar för varje mottagen förfrågan. Ett automatiskt svar kan innehålla kundens ärendenummer, kundsupportens öppettider eller möjligtvis en länk till er FAQ. Ett automatiskt svar kan till och med inspirera kunden att lösa problemet på egen hand! Detta bestämmer ni helt själv för vad ni anser passar bäst för ert företag.

En annan fördel med ett ärendehanteringssystem för er kundtjänst är att det kan vara till stor hjälp med att ha all information samlat på ett och samma ställe. Alla dina kundärenden, förfrågningar och lösningsförslag är organiserade, kategoriserade och kan vara sorterade på datum. Och med bara ett klick kan du skapa en rapport som visar utvecklingen och resultatet hos er kundtjänst, vilket hjälper er att identifiera era förbättringsmöjligheter samt dokumentera framstegen på er kundtjänst.

I ärendehanteringen så kan du hålla reda på alla dina interaktioner med kunderna så att du alltid får upp all tidigare information från just den kunden. Så skulle en kund ringa eller skicka ett e-post till ert företag så behöver du bara fylla i kundens telefonnummer eller e-postadress för att få upp all information som du behöver veta. Det gör att kunden inte behöver vänta eller uppge fler uppgifter om sig själv än nödvändigt och allt går helt enkelt mycket snabbare till.

Ett ärendehanteringssystem för kundtjänst gör att det går snabbt att vidarebefordra frågor till en annan person eller avdelning när kundtjänstmedarbetaren som mottagit meddelandet inte kan svaret på frågan. De får då en avisering med full översikt över kundprofilen och vilket problem kunden upplever. På så sätt behöver kunden bara kontakta ert företag en gång för att få den bästa hjälpen. Något annat som är positivt är att företaget kan använda sig utav färdiga formulerade svar för att infoga det i meddelandet till er kund. På så sätt säkerställer du att ditt företag alltid skickar svar som är välskrivna och informativa. Det här effektiviserar jobbet för dina medarbetare och resulterar i snabba och högkvalitativa svar vilket även uppskattas av kunderna.

Sammanfattning om ärendehanteringssystem

För alla företag som regelbundet hanterar olika ärenden, som till exempel kundtjänstförfrågningar, så är ett ärendehanteringssystem definitivt värt att ha. Vare sig ni sköter en enkel ärendehantering eller mer komplexa ärende så kan det resultera i ökad resurseffektivitet, färre fel och snabbare hantering. Beroende på vilken typ av verksamhet företaget sysslar med ser alla ärenden också olika ut. Jämför därför bland de molntjänster Cloudwiser erbjuder och hitta det webbaserade ärendehanteringssystem som passar bäst er så att er ärendehantering aldrig behöver bli lidande. Tänk på att det ska vara ett användarvänligt och enkelt ärendehanteringssystem för att allt ska ske så effektivt som möjligt utan några problem. 

Tänk på att eftersom era kunder är involverade i era ärenden, så är det extra viktigt att ha ett välfungerande och strukturerat system för ärendehantering. Att kunna bemöta kunden professionellt och med full kontroll ger ett trovärdigt intryck vilket kan öka i mer lojalitet för ert företag. För att kunna leverera professionellt är det bra att alltid ligga steget före i ärendet för att snabbt kunna hjälpa till. Ett bra ärendehanteringssystem kan på sikt spara både tid, energi och pengar tack vare en effektiviserad arbetsprocess och enklare kundservice. Ärenden blir då behandlade i tid vilket underlättar för ert företag.