Ägnar du och dina kollegor mycket tid tå att hantera olika administrativa ärenden? Då kan det vara klokt att ta hjälp av ett digitalt verktyg som kan effektivisera hanteringen av era ärenden. Genom att ta hjälp av ett smart ärendehanteringssystem kan ärendehanteringen helt eller delvis automatiseras. Det frigör tid för dig och dina medarbetare, samtidigt som ni säkerställer att hanteringen av ärenden sker så snabbt och korrekt som möjligt.

Om ni inte redan sitter i ett smart och webbaserat system så är det dags att se er om efter ett. Men vilket system ska man välja? Vilket ärendehanteringssystem passar bäst för er? Och vad är viktigt att tänka på när man jämför system ot varandra?

Här har vi samlat våra bästa råd och tips för att hjälpa dig och ditt företag att hitta det bästa ärendehanteringssystemet för er!

När behöver mitt företag ett ärendehanteringssystem?

När ni har inkommande ärenden så som frågor från kunder, beställningar, leveransfrågor och annat så underlättar det om ni har ett digitalt system som hjälper ar att hantera dessa ärenden. Genom att använda ett webbaserat system som hjälper er att automatisera hela eller delar av er ärendehantering kan ni erbjuda en support där ni svarar era kunder snabbare, samtidigt som ni lägger mindre tid på admin. Tack vare dagens teknik kan en robot eller dator faktiskt utföra många av de annars manuella arbetsuppgifter som äter mycket tid från dig och  dina kollegor.  

Viktigt att tänka på när du väljer system! 

Se över era behov först

Kan systemet möta era behov av funktioner, användarvänlighet, integrationsmöjligheter, kommunikationsmöjligheter och så vidare? Punkta upp era främsta behov och gör en önskelista på sådant som inte är absolut nödvändigt men som ni hade uppskattat hos ett ärendehanteringssystem. Utifrån den här prio-listan kommer ni enkelt kunna plocka bort alla system som inte möter era behov. Och när ni har plockat bort dessa system är det betydligt enklare att jämföra de återstående mot varandra.

Titta på om något av systemen verkar möta era behov bättre än de andra? Vad är skillnaden i pris och funktionalitet? Hur lätt är det att komma igång? Kan ni koppla ihop systemet med era andra system, som CRM-system, avtalshantering och så vidare.

Utifrån den här jämförelsen är vi övertygade om att ni kommer hitta rätt system. Och vi på Cloudwiser hjälper gärna till. 

Ta in offert på ärendehanteringssystem

För att kunna göra en god bedömning och jämförelse av system och leverantörer rekommenderar vi alltid att begära offert på flera olika system, och från olika leverantörer. På så sätt kan ni göra en så objektiv bedömning som möjligt.

Vi på Cloudwiser hjälper er med just den här processen, att jämföra olika system genom att begära offerter från flera olika leverantörer. Begär offerter från några av marknadens bästa ärendehanteringssystem här.

Välja de rätta ärendehanteringssystemet för ditt företag

Att välja rätt system för att hantera ärenden kan vara avgörande för effektiviseringen av er verksamhet, och därmed också en avgörande faktor för hela er affär. Här har vi summerat det viktigaste att ha i åtanke när du ska jämföra och välja rätt ärendehanteringssystem: 

• Se över era behov först. 
• Eliminera de system som inte matchar era behov. 
• Jämför de återstående system noggrant mot varandra. 
• Kom ihåg att se över om de tillkommer kostnader för antal användare eller annat. 
• Begär offert från flera olika leverantörer och välj därefter det bästa erbjudandet. 
• Implementera systemet och påbörja resan mot effektivare arbete!

Vill du veta mer om hur du hittar rätt system? Här hittar du några fler användbara blogginlägg på ämnet:

• I det här inlägget hittar du tips som hjälper dig att hitta rätt system för kundtjänst.
• VisionFlow, AddSystem eller Tickerbird – i det här inlägget jämför vi de tre systemen.
• Här hittar du vår snabbguide till rätt ärendehanteringssystem!

---

De allra flesta företagen i Sverige har kunder, leverantörer eller nyttjare av produkterna/tjänsterna man tillhandahåller. I många fall kräver detta att man som företag måste ha en kundtjänst eller kundsupport redo att ta emot och besvara samtal eller mail.
Med ett gott humör – kommer man en bra bit på vägen! Med en telefon och en bra struktur i mailkorgen så kommer man lite längre. Men när man känner att det blir lite för mycket att hantera så är ett logiskt nästa steg att hitta ett kundsupport system eller ett s.k. Ärendehanteringssystem.

Ett ärendehanteringssystem är inget annat än ett samlingsställe (numer i oftast webbaserad programvara) där man kan hålla bra koll på inkommande, pågående och avslutade ärenden. Därmed så kan man enkelt hålla ordning och reda när man är fler personer i teamet som hanterar kundtjänst eller support och dylikt på företaget!

Ett enkelt ärendehanteringssystem är att föredra

”Enkelhet är det ultimata raffinemanget”

Leonardo Da Vinci

Genom att kartlägga och skriva ner ert företags typexempel på ärenden så kan ni snabbt få en överblick.
Vilka verktyg används under hanteringen av ett ärende? Loggar ni tex saker i ett affärssystem eller service system utifrån ärendena?

När ni fått grepp om detta så kan ni börja leta efter det bästa ärendehanteringsprogrammet för just ert företag!
Utvärdera ett par olika system, se demonstrationer och ta in offerter för att få en uppfattning om kostnaderna.
Sätt upp testkonto med ett ärendehanteringssystem som känns intressant för er och testa det en vecka eller två. Därefter när ni bestämt er kan ni starta igång och använda ett ärendehanteringssystem och känna att ni faktiskt behöver det och det fyller sitt syfte!

Håll er friska därute och lycka till 🙂

Med ett molnbaserat och webbaserat ärendenhanteringssystem kan ni effektivisera och underlätta era arbetsprocesser. Med ett molnbaserat ärendehanteringssystem kommer ni lätt åt er information i molnet, från mobil, dator eller surfplatta. Det gör att ni kan jobba både smartare och snabbare – och frigöra tid till de arbetsuppgifter ni tycker är roligast. Ett molnbaserat system för ärendehanteirng innebär dessutom att ni kan arbeta i samma dokument och därmed förbättra ert interna samarbete.

Här tar vi upp de främsta styrkorna med tre av marknadens starkaste och mest kvalitativa ärendehanteringssystem. Genom att skapa en bild av de olika systemen kan ni få klarhet i vilket som lämpar sig bäst för just er organisation och dess behov – och därmed ta er närmare ett köpbeslut. Lycka till! 

VisionFlow 

Ärendehanteringssystemet VisionFlow säljs av företaget Visonera och är ett system som enkelt kan anpassas och skräddarsys efter ert företag. Ni väljer själva hur enkel eller avancerad set-up ni vill ha. En annan stor fördel med VisionFlow är att det är ett system som täcker många områden och processer. Allt från ärendehantering, kundsupport, produktutveckling och CRM till projekthantering, kontraktshantering, service management och inventariehantering. Det är med andra ord ett heltäckande system som kan underlätta många delar av verksamhetsprocesserna.

Vad kostar VisionFlow?

Kostnaden för VisionFlow baseras på vilket paket ni väljer – small, medium eller large. När ni betalar fakturan i VisionFlow är den alltså baserad på det paket ni valt, men också på antalet aktiva användare varje månad. Det innebär att ni själva kan lägga till och ta bort användare – och därmed behålla kontrollen över era kostnader!

AddSystems 

AddSystems är ett webbaserat ledningssystem som hjälper er att samla alla processer på ett och samma ställe. Att jobba i AddSystem innebär att ni får all data uppställd på ett lättöverskådligt sätt. Därmed är det enkelt att ta till er och utvärdera informationen. Utifrån den kan ni vidare kontrollera, planera, följa upp och säkra kvaliteten i er verksamhet och dess processer. När ni jobbar i AddSystems innebär det att allt samlas i en och samma webbplattform där ni kan organisera och lagra all er information. Var som helst, när som helst – och med dagliga backuper.

Vad kostar AddSystems?

I AddSystems betalar ni inte någon licenskostnad, utan enbart en löpande månadsavgift. Det innebär en tydlig prisbild som baseras på antal moduler och funktioner, men också på antal användare per månad.

Ticketbird

Med Ticketbird kan ni lösa komplexa frågor, och underlätta era ledtider. Det är smidigt att ta hand om alla typer av frågor – såväl interna som externa – och ni kan enkelt koppla in supporten till en gemensam inbox som alla har tillgång till. I Ticketbird får ni hjälp med sales management, support management, product management och knowledge management. När ni använder er av Ticketbird får ni tillgång till en omfattande kunskapsbas där ni kan samla och strukturera all information, och därifrån mappa era användare.

Vad kostar Ticketbird?

I Ticketbird finns fyra olika paket, som varierar i kostnad. Dessa är Starter, Pro, Enterprise och Enterprise plus. Priset bestäms, som med de flesta molnbaserade system, utifrån vilket paket ni väljer och hur många användare som ska nyttja systemet.

Vill ni ha mer hjälp att avgöra vilket ärendehanteringssystem som passar bäst för just er verksamhet? Boka gärna in demo och begär offert från samtliga system för att få en så bra bild som möjligt!

Vad är ett ärendehanteringssystem?

Ärendehantering är egentligen ett brett begrepp som kan innefatta en rad olika saker men kortfattat är det ett sätt för företagen som hanterar mängder av information att kunna dela upp sina ärenden i olika kategorier och system för att underlätta och kvalitetssäkra sitt arbete. I det här fallet är det ofta kundtjänst som är en viktig del av företaget för de ska kunna behålla sina kunder och se till att de är nöjda, och därför kan ett ärendehanteringssystem inom kundtjänst i vissa fall komma att krävas.

Om er kundtjänst idag sker via e-post eller telefon utan att ärendena sparas i något slags system finns det en risk för att er kundtjänst inte kommer att utvecklas, vilket i så fall kan leda till att företaget börjar påverkas negativt. Därför är ett ärendehanteringssystem inom just kundtjänst väldigt viktig. Ärendehanteringssystem finns till för att underlätta för ert arbete och enkelt kunna hantera, följa upp och avsluta både interna och externa ärenden.

Idag finns det en mängd olika ärendehanteringssystem i molnet tillgängliga med ett brett utbud av olika funktioner som underlättar hanteringen av de olika ärenden inom kundtjänst och därför gäller det att hitta det som passar era behov bäst.

Planera och definiera processen för att hitta det bästa ärendehanteringssystemet

Sätt redan nu krav för hur ärendehanteringen av er support ska skötas innan ett system införs i ert företag. Det kan till exempel vara bra att läsa på och jämföra alla olika typer av ärendesystem innan. Kom också ihåg att bestämma vem eller vilka på arbetsplatsen som ska ansvara för systemet och hanteringen av det, så att ärendena kontrolleras, följs upp och sedan utvärderas. Se sedan till att boka en demo med ett par leverantörer för att få testa på deras system och dess möjligheter, så att ni verkligen får se vad de har att erbjuda.
Kom ihåg: Att ha ett nära samarbete med kunderna och veta vad deras uppfattning om vad god service betyder är såklart också väldigt viktigt då det i slutändan handlar om deras upplevelser och känslor av ert företags service.

Fördelar med ett ärendehanteringssystem

Genom att använda ett webbaserat ärendehanteringssystem till er kundtjänst hjälper det att enkelt hantera, organisera och besvara alla kundserviceförfrågningar som ni får in. Det kan spåra alla ärenden genom att erbjuda dig rapporter som hjälper dig att förstå hur snabbt ärendena hanteras och få kontroll över obesvarade meddelanden.

Ett kundärende kan lätt hamna mellan stolarna och det kan vara svårt för företaget att få full översikt och kontroll över alla ärenden som kommer in och därför behöver er kundtjänst ett system för att hantera kundserviceärenden som effektiviserar arbetet för just ditt företag. Med hjälp av ett ärendehanteringssystem så kan varje kundärende tilldelas ett unikt ärendenummer och det numret gör att du snabbt kan söka efter ett ärende och hitta historiken och eventuella obesvarade frågor.

Det är tyvärr inte möjligt att lösa alla problem på direkten och det förväntar sig inte heller alla dina kunder, däremot kan de förvänta sig någon form av respons för att i alla fall få veta att er kundsupport mottagit deras meddelande.  Med ett ärendehanteringssystem kan du enkelt skapa en mall för att skicka ut automatiska svar för varje mottagen förfrågan. Ett automatiskt svar kan innehålla kundens ärendenummer, kundsupportens öppettider eller möjligtvis en länk till er FAQ. Ett automatiskt svar kan till och med inspirera kunden att lösa problemet på egen hand! Detta bestämmer ni helt själv för vad ni anser passar bäst för ert företag.

En annan fördel med ett ärendehanteringssystem för er kundtjänst är att det kan vara till stor hjälp med att ha all information samlat på ett och samma ställe. Alla dina kundärenden, förfrågningar och lösningsförslag är organiserade, kategoriserade och kan vara sorterade på datum. Och med bara ett klick kan du skapa en rapport som visar utvecklingen och resultatet hos er kundtjänst, vilket hjälper er att identifiera era förbättringsmöjligheter samt dokumentera framstegen på er kundtjänst.

I ärendehanteringen så kan du hålla reda på alla dina interaktioner med kunderna så att du alltid får upp all tidigare information från just den kunden. Så skulle en kund ringa eller skicka ett e-post till ert företag så behöver du bara fylla i kundens telefonnummer eller e-postadress för att få upp all information som du behöver veta. Det gör att kunden inte behöver vänta eller uppge fler uppgifter om sig själv än nödvändigt och allt går helt enkelt mycket snabbare till.

Ett ärendehanteringssystem för kundtjänst gör att det går snabbt att vidarebefordra frågor till en annan person eller avdelning när kundtjänstmedarbetaren som mottagit meddelandet inte kan svaret på frågan. De får då en avisering med full översikt över kundprofilen och vilket problem kunden upplever. På så sätt behöver kunden bara kontakta ert företag en gång för att få den bästa hjälpen. Något annat som är positivt är att företaget kan använda sig utav färdiga formulerade svar för att infoga det i meddelandet till er kund. På så sätt säkerställer du att ditt företag alltid skickar svar som är välskrivna och informativa. Det här effektiviserar jobbet för dina medarbetare och resulterar i snabba och högkvalitativa svar vilket även uppskattas av kunderna.

Sammanfattning om ärendehanteringssystem

För alla företag som regelbundet hanterar olika ärenden, som till exempel kundtjänstförfrågningar, så är ett ärendehanteringssystem definitivt värt att ha. Vare sig ni sköter en enkel ärendehantering eller mer komplexa ärende så kan det resultera i ökad resurseffektivitet, färre fel och snabbare hantering. Beroende på vilken typ av verksamhet företaget sysslar med ser alla ärenden också olika ut. Jämför därför bland de molntjänster Cloudwiser erbjuder och hitta det webbaserade ärendehanteringssystem som passar bäst er så att er ärendehantering aldrig behöver bli lidande. Tänk på att det ska vara ett användarvänligt och enkelt ärendehanteringssystem för att allt ska ske så effektivt som möjligt utan några problem. 

Tänk på att eftersom era kunder är involverade i era ärenden, så är det extra viktigt att ha ett välfungerande och strukturerat system för ärendehantering. Att kunna bemöta kunden professionellt och med full kontroll ger ett trovärdigt intryck vilket kan öka i mer lojalitet för ert företag. För att kunna leverera professionellt är det bra att alltid ligga steget före i ärendet för att snabbt kunna hjälpa till. Ett bra ärendehanteringssystem kan på sikt spara både tid, energi och pengar tack vare en effektiviserad arbetsprocess och enklare kundservice. Ärenden blir då behandlade i tid vilket underlättar för ert företag.

Ärendehanteringssystem i molnet

Idag finns flertalet ärendehanteringssystem i molnet. M.a.o kan ditt företag få ett system som stödjer all ärendehantering inom företaget. 
Står företaget inför att skaffa ett sådant system så har man ofta insett att processerna kan bli effektivare. Och ja, det stämmer! Ett ärendehanteringssystem för företag gör oftast processerna enklare. Det blir smidigare att följa ärenden och saker och ting blir mätbara i den service man erbjuder kunderna.

Ett exempel

Ett företag som tog hjälp av Cloudwiser för att hitta rätt ärendehanteringssystem under förra året satte det inledningsvis som en lösning för sin kundservice. Personalen kunde därmed ha ett system för få en överskådlig bild av alla supportärenden och få information samlad på ett ställe. Allt för att snabbare kunde sköta kundservice. Pga av att det är ett webbaserat ärendehanteringssystem så kan all kundservice personal logga in med dator, telefon eller surfplatta i systemet och ständigt ha åtkomst och följa upp ärenden som ska lösas. Vidare så är deras ärendehanteringssystem kopplat till mailen också så att de kan använda mailen som ett verktyg för kommunikation kring rätt ärende.

Fler avdelningar är integrerade och kunden kan därmed också skicka ärendena till rätt person på annan avdelning för att lösa ärendet och sedan få återkoppling och stänga ärendet när det är löst.

Innan de hade denna lösning så använde företaget mail och excel. Men det blev svårt när det tillslut blev x antal hundra ärenden per dag som kom in till kundservice.
Nu flyter servicen på bättre och företaget kan frigöra tid för att utveckla sin verksamhet än mer. Samtidigt kan de också för första gången få statistik och information om alla sina ärenden i supporten och därmed kunna ta vettiga beslut om förbättringsåtgärder baserat på fakta.

Våra råd när du söker webbaserat ärendehanteringssystem:

1. Se till att boka en demo med ett par marknadsledande leverantörer för att få ”känna och klämma” på systemet och dess möjligheter.

2. Utvärdera noga hur pass användarvänligt ärendehanteringssystemet är. Hur troligt är det att personer vill använda det och tycka gränssnittet är enkelt etc?

3. När det kommer till pris för ärendehanteringssystem så är det lite mer komplext. En fullständig offert byggs ofta upp exakt efter era behov. Se till att lista bas-behoven för fler leverantörer för att få prisjämförelsen på samma behov för ert nya ärendehanteringssystem.

4. Starta upp i mindre skala. Tex på ett par personer inom en viss avdelning eller team internt där det är viktigast. Funkar det bra efter nån månad så kan ni sedan bygga ut lösningen med integrationer och avdelningar.

5. Se över om erat crm system ska integreras med ärendehanteringssystemet. Och om leverantören har en sådan koppling eller kan utföra det. Allt som ofta, när det gäller webbaserade ärendehanteringssystem, så finns dessa kopplingar mot andra välkända system.