Hitta rätt ärendehanteringssystem
Tänk vad mycket tid du skulle spara om du kunde slopa allt tidskrävande adminjobb. Med ett smidigt och webbaserat ärendehanteringssystem kan du göra just det. Genom rätt verktyg för ärendehantering får du och ditt företag hjälp och stöd i allt från hantering och administrering till uppföljning och dokumentation. Både av interna och externa ärenden. Genom att underlätta hantering och administrering av ärenden kan ni effektivisera era processer och flöden, så att ni kan jobba smartare och snabbare. Men utan att tumma på kvalitet och precision, såklart. Med hjälp av ett digitalt system för ärendehantering ni kan ägna den där gamla admin-tiden till andra delar av verksamheten, som att stärka er företagskultur och era kundrelationer.
Jämför system hos Cloudwiser
Vi på Cloudwiser tycker att det ska vara enkelt att hitta rätt ärendehanteringssystem. Därför har vi gjort det så smidigt som möjligt att jämföra och ta in offerter från olika system och leverantörer. Vårt mål är att hjälpa er att ta rätt beslut snabbare, så att ni kan komma igång med implementeringen av systemet på en gång. Eftersom ni är här nu vet ni redan att ett ärendehanteringssystem kan hjälpa er att effektivisera och automatisera era arbetsprocesser. Det är en viktig del för att ta er närmare era affärsmål. Att välja ett så användarvänligt ärendehanteringssystem kommer underlätta när vi väl fått systemet på plats och snabbt vill komma igång. Kör igång och gör en jämförelse, eller ta in offert direkt här nedan!
Ärendehanteringssystem – Köpguide
Ärendehanteringssystem för företag
2017 var det vanligaste sättet att kommunicera över nätet i Sverige via e-post, och den digitala kommunikationen fortsätter att öka. Det skickas över en miljard mejl varje dag i världen, och till största del består dessa av skräppost. Faktum är att upp till 90 procent av alla mejl är skräppost – så det är ingen underdrift att många av oss stundtals känner oss väldigt trötta på mejl vid det här laget. Den kommunikationsform som ökar mest idag är chattfunktionen, men utmaningen är densamma även här. Vi behöver hjälp att hitta smidiga sätt för att hantera kundärenden, offerter, avtal och många andra delar. Och lösningen, den heter ett digitalt och webbaserat ärendehanteringssystem.
De flesta företag har många processer och ärenden som behöver hanteras, och det vill man givetvis göra så smidigt som möjligt. Ärendehantering kan röra allt från kundtjänst och kundärenden till interna ärenden så som protokollföring eller dokumentering. För att hantera den här typen av ärenden på ett så effektivt sätt som möjligt så räcker det sällan med kom ihåg-lappar och långa mejltrådar med alldeles för många på CC. För att hantera den här typen av ärenden så smart och effektivt som möjligt krävs ett digitalt ärendehanteringssystem.
Ärendehantering växer hos de flesta företag och allt fler förstår syftet och vinsterna med att köpa in ett välfungerande och webbaserat ärendehanteringssystem. Ett system som kan hjälpa till att underlätta arbetsprocesser – bland annat genom att effektivisera och kvalitetssäkra hanteringen. Ofta handlar det om att följa upp, kontrollera och stänga ärenden på ett strukturerat och automatiserat sätt. För att göra det på bästa sätt är det ofta en fördel att välja ett system som är visuellt och överskådligt där ni enkelt kan se och följa era processer och flöden. Användarvänlighet bör finnas med på to have-listan. I ett molnbaserat system, där all er data och information kan delas smidigt och enkelt via molnet, kan ni dessutom få tillgång till systemet från alla era enheter och platser. Det betyder att ni kan vara mer mobila och flexibla i ert sätt att jobba. Ett webb- och molnbaserat ärendehanteringssystem kan också integreras med mejl och telefonväxel, och ofta också med de system som ni redan använder. Som till exempel ert befintliga CRM-system.
Att tänka på när ni väljer ärendehanteringssystem
När ni påbörjar resan mot smartare ärendehantering och ska sätta igång och jämföra ärendehanteringssystem finns det några saker som är viktiga att tänka på. Det är till exempel av yttersta vikt att ni utgår från er verksamhet och dess specifika behov. Ett system som passar utmärkt för era branschkollegor eller kunder kan vara helt fel för er. Tänk på att läsa på ordentligt om de olika systemen innan ni tar ett beslut. Fundera kring om funktionerna i systemet stämmer överens med era behov? Kan tillräckligt mycket automatiseras? Och kan ärendehanteringen integreras med era övriga affärssystem? När ärendehanteringen kan kopplas ihop med till exempel CRM-systemet blir arbetet ofta smidigare. Då kan säljavledningen och kundsupporten följa varandras arbete och jobba närmare varandra. Har du svårt att ta ett beslut baserat på läsning? Boka in en demo och ta in offert innan du bestämmer dig!
Här nedan svarar vi på de vanligaste frågorna som brukar dyka upp när man går i tankar om att köpa in ett ärendehanteringssystem.
Hur väljer man rätt ärendehanteringssystem?
Handskas ert företag med många allmänna frågor och andra serviceärenden som kommer in från kunder och leverantörer? Då är det läge att skanna av marknaden och överväga att köpa in ett välfungerande ärendehanteringssystem som hjälper er att underlätta och effektivisera dessa processer.
Det första ni behöver kartlägga är hur era flöden ser ut idag. Hur tar ni emot ärenden och hur hanteras de? Hur ser processen ut från inkommet till avslutat ärende? Hur följer ni upp era ärenden? Är det i Excel, mejl eller via telefon? Alla dessa frågor bör ligga till grund för valet av system.
Vilket är det bästa ärendehanteringssystemet?
För att hitta det bästa ärendehanteringssystemet för er är det klokt att jämföra några olika system, dels mot varandra, men också mot ert företag och dess behov. Vilka funktioner är viktigast för er och vad vill ni uppnå med systemet? En god idé är att skapa några olika testkonton där ni genom en demo själva kan testa hur systemet lever upp till era krav. Ni kan till och med låta någon på ert företag testa verktyget på ett skarpt ärende för att förstå hur det fungerar i praktiken. Idag finns det många intressanta ärendehanteringssystem på marknaden. De flesta är enkla att komma igång med och många har redan färdiga integrationer. Det går till exempel ofta att integrera ärendehanteringen direkt med ert befintliga CRM– eller ERP-system.
Jämför priser på ärendehanteringssystem
Vad kostar ett ärendehanteringssystem? Olika ärendehanteringssystem har såklart ofta olika prisbilder. Idag tillhandahålls de flesta ärendehanteringssystemen i molnet, vilket gör att prisbilden kan anpassas och skalas upp/ner beroende på hur stora delar av systemet ni faktiskt använder. Men också beroende på hur många ni är som använder det. I ett molnbaserat system går det att skala av och bygga på funktioner och applikationer utifrån hur era behov ser ut för tillfället. Det gör att ni alltid bara betalar för de funktioner som ni faktiskt använder och drar nytta av. Den här typen av mjukvara har ofta en prenumerationskostnad där du betalar per månad, kvartal eller år.
Kostnaden för ett ärendehanteringssystem baseras nästan alltid på hur många användare ni har. Det vill säga hur många personer på företaget som använder systemet. Det kan också tillkomma kostnader för installation och implementering av systemet. Den kostnaden beror på hur mycket hjälp ni behöver under implementationsfasen. Kostnaden för ett ärendehanteringssystem kan med andra ord variera väldigt mycket. Vanligtvis ligger den någonstans mellan 50 till 800 kronor per användare och månad.
Användningningsområden för ärendehanteringssystem
Hur använder jag ett ärendehanteringssystem? Den vanligaste anledningen till att företag skaffar ett ärendehanteringsprogram är att man vill förbättra och effektivisera sin kundservice. Man vill alltså förenkla och samla all ärendehantering för kundtjänst under ett och samma tak. När systemet väl har implementerats och införts i verksamheten är det inte ovanligt att man ser nyttan i att använda systemet även för andra typer av ärenden än inom kundservice. Ett ärendehanteringssystem kan täcka och hjälpa till att effektivisera många flöden, både interna och externa. En stor fördel med webbaserade system är att ni kan mäta exakt allt. Hur mycket tid sparar ni? Hur många ärenden hanterar ni dagligen? Hur stor/liten är felmarginalen nu vs. innan ni tog in systemet? Det är bara några exempel på frågor som ni får svar på genom de siffror ni kan plocka ut ur ärendehanteringssystemet.
Vilket är det bästa ärendehanteringssystemet?
Vilket eller vilka ärendehanterinssystem som är “bäst” är såklart subjektivt och beroende på vad just ert företag behöver. Olika verksamheter kan ha helt olika behov. Det bästa ärendehanteringssystemet för ditt företag kan vara helt fel för ett annat. Tittar man däremot internationellt på till exempel Capterra.com så finns det några aktörer som har bättre omdömen och är mer välkända än andra. De största och mest omtalade ärendehanteringssystemen på internationell nivå är:
Om man tar ett titt på nationell nivå så finns det många bra ärendehanteringssystem även i Sverige. Vissa mer omtalade än andra, och några skapta för och av svenska företag. På Cloudwiser.se har vi samlat dessa, så att ni enkelt kan jämföra systemen mot varandra, men också med er verksamhets behov. Vi är uppdaterade på de senaste systemen och trenderna och listar alltid de bäst ansedda systemen på vår webbsida. Urvalet är med andra ord inte slumpartat utan baserat på omdömen, anseende och erfarenhet. Redo att börja jämföra? Kom igång direkt här.
Ärendehantering i Microsoft
Om ni redan använder er at Microsoft-produkter, så som Office 365, kan det vara en smart idé att implementera ett ärendehanteringssystem som även det kommer från Microsoft. På så sätt kan ni enkelt integrera ärendehanteringen med era befintliga Microsoft-produkter och applikationer, direkt i molnet. Vill du veta mer om Microsoft Dynamics och hur ärendehanteringen kan integreras med era befintliga system? Läs mer här.
Hur ser processen ut?
För att ni så enkelt som möjligt ska kunna välja rätt ärendehanterinssystem så finns det några punkter som är kloka att utgå ifrån:
- Gör research! Innan ni tar ett beslut om ärendehanteringssystem är det smart att läsa på om de olika systemen och därefter ställa de mot varandra och jämföra fördelar och nackdelar. För att göra det enklast besöker du sidor som Cloudwiser.se.
- Skapa en kravspecifikation! Ta fram en tydlig kravspecifikation där ni punktar upp vilka krav systemet behöver leva upp till.
- Boka in demo! När ni har gjort er research, tagit fram en tydlig kravspecifikation och landat i några få system är det dags att boka in demonstrationer av systemen. Boka in demo med alla de ärendehanteringssystem som fortfarande är aktuella för att rent praktiskt förstå hur systemen kan underlätta för era processer.
- Ta in offerter! Ta in offerter från de olika system ni bestämt er för att gå vidare med. Ta in offerter från några av marknadens bästa leverantörer här.